DRAAIBOEK VOOR ORGANISATOREN  van SCHOLEN AVONDVIERDAAGSE WESTERPARK

(Let op:  de avondvierdaagse is dit jaar vroeger dan vorige jaren)

• 1. Ouderraad en/of enthousiast persoon en directie nemen contact op met elkaar over deelname en organisatie en eventueel mogelijk schoolbudget.

• 2. OCAW zou het fijn vinden te worden ingelicht over besluit van deelname van de school Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.

• 3. De toegevoegde brieven(bijlage 1, 2 en 3) aan de leerlingen kunnen eventueel digitaal aangepast worden naar behoefte, b.v. andere inschrijfkosten omdat de school een gedeelte dekt.

• 4. De digitale brieven zijn op te vragen bij Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. of te vinden op de website.

• 5. Rond 20 april 2011 kunnen de eerste brieven (voorbeeld bijlage 1 en 2) aan alle kinderen worden meegegeven.

• 6. De school ontvangt een poster van OCAW om op te hangen bij de deur.

• 7. Zorg dat de leerkrachten een veilige plek hebben waar ze de enveloppen in kunnen leggen.

• 8. Op 29 april 2011 de dag vóór de meivakantie worden de enveloppen en strookjes ingezameld.

• 9. Handig, voor het digital invoeren, is om een excel digitale uitdraai te vragen van de school met alleen de namen van alle leerlingen per klas met geboorte datum.

• 10. Gegevens van de kinderen en de ouders worden in het digitale groepsformulier te vinden op de site www.a4dw.nl ingevuld.

• 11. Lees eerst de handleiding tips op de site.

• Een groep moet minimaal uit 11 personen bestaan. Tijdens invoeren van de gegevens worden de groepen samengesteld samen met de volwassenen/ouders die zich hebben opgegeven om hun kind/groep onder zijn/haar hoede te nemen. Alleen mensen die betaald meelopen, moeten worden opgegeven. Begeleiders die niet betalen worden niet geregistreerd en zijn derhalve ook niet verzekerd. Het comité verzoekt dan ook om iedereen die meeloopt te laten betalen. Geef elke groep een aparte letter of nummer.

• Het OCAW kan niet stellen hoeveel begeleiders op hoeveel kinderen maar adviseert minimaal 1 begeleider op 8 kinderen afh van leeftijd en gedrag. Een ordelijke prettige sfeer bepaalt voor een groot gedeelte het succes van de Avondvierdaagse. Mochten er vragen zijn over het invullen dan kunt u altijd contact opnemen via het contact formulier op de site.

• 12. Uiterlijk 14 mei 2011 moeten de volledig ingevulde groepsformulieren per school verstuurd zijn naar e-mailadres: Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.

• 13. Alle ingevoerde digitale groepsdeelnemerslijsten worden opgeslagen en gekopieerd. Handig voor meegeven tweede brief of op bord en worden meegegeven aan hoofdgroepsleiders op wandeldagen. Advies is om hiervoor het aparte hulp-excelsheet te gebruiken om te knippen en plakken. Dit is op de website te vinden. Bovenaan een groep geeft u de hoofdgroepsleider aan in naam en letter van groep die verantwoordelijk is voor de groepskaart.

• 14. Het gehele bedrag moet direct overgemaakt worden naar: Postbank / ING 1016184, t.n.v.

• J.A.M. Nielen, o.v.v. school en naam/letters van de groepsnamen. Mochten er toch meerdere betalingen van 1 school gedaan worden, dan duidelijk aangeven bij welke groep de betreffende betaling hoort. Alleen na betaling is uw groep daadwerkelijk van deelname verzekerd.

• 15. Hierna kunnen mensen, die plotseling toch met school willen lopen, zich alleen individueel inschrijven bij de start op maandag 23 mei 2011 om 17:15.De prijs is dan € 5,00 p.p.

• 16. Vorm van herkenning verzinnen. Bijvoorbeeld allemaal dezelfde kleur dragen en een spandoek maken. Handig voor het verzamelen op het plein voor het stadsdeel.

• 17. Een tweede brief aan de kinderen die meelopen wordt gemaakt( zie voorbeeld bijlage 3), gekopieerd naar hoeveelheid deelnemers en geselecteerd naar hoeveelheid van deelnemers in klassen. Men kan de hulpgroepsexelsheets verkleinen en toevoegen aan brief, dan is een bord niet nodig.

• 18. Rond 16 mei 2011 kan de tweede brief aan de kinderen / ouders die meelopen worden meegegeven aan de leerkrachten.

• 19. Men kan een bord met de deelnemerslijsten en begeleiders ophangen en de informatie groot vermelden zoals staat op de tweede brief. Let op identificatie van de school, starttijden, speciaal donderdag 10 km 17;15 en verzamelplek. Leuk voor de voorpret.

• 20. Instructiebrief aan groepsleiders maken (voor voorbeeld zie bijlage 4). Deze brief wordt de eerste wandelavond aan de groepsleider gegeven.

• 21. Er wordt door het comité per mail, naar het e-mailadres van de contactpersoon, de groepsnummers opgestuurd. Deze nummers neemt men mee op de eerste dag voor de inschrijving.

• 22. Op de site komen de parkoersen en parkoersbeschrijvingen te staan met de rustplaatsen.

  Mocht er budget zijn dan kan men voor bij de rustplaats b.v. appeltjes (wordt altijd zeer lekker gevonden) uitdelen. Eventueel regelen dat iemand bij de rustplaats staat met iets.

Op de wandeldagen:

Kies voor de eerste avond een duidelijke ontmoetingsplek uit en een groot signaal:

1.  Meenemen door organisator van de school:

De email met de groepsnummers. Men ontvangt dan bij de inschrijving de groeps-loopkaarten.

Instructie brief aan hoofdgroepsleiders en namenlijst van de kinderen die in hun groep zitten.

Evt pen en stickertjes om 06- nummer voor de kleintjes op kleding te plakken

De vormen van herkenning

Vuilniszakken om na de rustplaats de boel op te ruimen.

2.  Aanwezig: tussen 17:30 en 17:45, zodat de wandeling echt om zes uur van start kan gaan. Laatste avond voor de 10 kilometerlopers om 17:15 aanwezig en lopen vanaf 17:30 i.v.m. tegelijk arriveren voor uitreiking medaille en feestje.

3.  Aan de groepsleider/ster wordt gegeven:

De namenlijst en groeps-loopkaarten.

Evt pen en stickertjes om 06- nummer voor de kleintjes op kleding te plakken

De instructiebrief met de melding dat ze de loopkaart na elke dag inleveren bij de inschrijving en daarvoor in de plaats een andere groepskaart krijgen die ze de volgende dag weer meenemen en inleveren bij de inschrijving voor dezelfde loopkaart. Het klinkt omslachtig maar dan weet de organisatie precies welke groep er binnen is.

Heel veel plezier met de Avondvierdaagse Westerpark.

Groeten van het Organisatiecomité Avondvierdaagse Westerpark (OCAW).

BIJLAGEN:

BIJLAGE 1: Eerste brief kinderen, ouders en leerkrachten

BIJLAGE 2: Eerste brief Inschrijven

BIJLAGE 3: Tweede brief voor alle deelnemers

BIJLAGE 4: Instructiebrief voor Groepsleiders

Handleiding invullen groepsformulier